엑셀을 PDF로 만들기 (XLS/Excel => PDF)

엑셀(Excel)은 계산이나 통계내기가 무척 쉬워서 업무목적이나 개인 목적으로 많이 활용합니다.

그런데 외부 공유를 할 때는 엑셀 그 자체를 주기가 애매한데요.

물론 엑셀은 막강한 권한설정(열람 제한) 기능이 있어서 사실 이 부분만 잘 활용해도 좋겠지만,

상황상 주로 PDF를 활용하게 됩니다. 

엑셀은 자체 기능으로 PDF로 저장할 수 있는데요, 그 2가지 방법을 안내 드리겠습니다. 

내보내기 > PDF/XPS 문서 만들기  기능으로 PDF 만들기  

변경하고자 하는 엑셀 파일을 하나 열어둡니다. 

위에 메뉴에 보면 '파일탭'이 있는데요, 이 '파일탭'을 클릭합니다.

'파일탭'을 클릭하고 나면 여러 메뉴가 표출되는데요, 

이 중 좌측 하단의 '내보내기'를 선택합니다. 

'내보내기'를 선택한 후 우측 화면에서 'PDF/XPS 문서 만들기'를 클릭합니다. 

(저는 Acrobat도 설치되어 있어 Adobe PDF 만들기 기능이 있는데요,

엑셀 내장 기능을 써도 전혀 지장 없습니다.)

'PDF/XPS 문서 만들기'를 클릭하면 위와 같이 파일을 '저장할 위치'를 선택하는 창이 뜨는데요,

그 화면 하단에 보면 '최적화' 기능과 '옵션'이 있습니다. 

'최적화'는 파일 용량에 대한 기능인데, 표준과 최소크기 중에 하나를 선택할 수 있습니다. 

이미지 등이 삽입되어 있지 않다면 그리 큰 차이가 없기 때문에 '표준'을 설정해도 무방합니다. 

그리고 하단의 '옵션'을 선택하면 보다 세부적인 사항을 선택할 수 있습니다. 

'옵션'의 기능 중 (1) 페이지 범위 기능은 모든 페이지 혹은 특정 페이지를 선택할 수 있습니다. 

(2) 게시대상은 '선택영역', '선택한 시트', '전체 통합 문서' 중 하나를 선택할 수 있는데요,

'전체 통합문서'는 '숨기기한 시트'를 제외한,
현재 문서의 모든 시트의 인쇄영역을 PDF로 저장한다고 생각하시면 됩니다. 

(3) 인쇄할수 없는 정보 포함이나 (4) PDF 옵션은 파일 포멧와 메타데이터에 대한 것이라
굳이 설정하지 않고 기본값만 이용하셔도 됩니다. 

주로 페이지 범위와 게시대상을 선택하는 경우가 있는데,

한가지 알아두실 것은 엑셀을 PDF로 저장할때는 마치 '인쇄'하듯이 저장한다고 생각하시면 수월할 듯합니다. 

그래서 엑셀에서 '인쇄영역'을 별도로 설정했다면, 인쇄영역 밖의 값이나 수식 등은 인쇄되지 않습니다. 

최적화 옵션이나 기타 세부 옵션을 설정한 뒤에는 바로 '게시'를 클릭하면 PDF가 저장됩니다.

저장된 PDF를 열어봤는데요, 간단한 내용이라서 싱크는 아주 잘 맞습니다. 

[유의사항] 앞서 엑셀에서 PDF를 저장하는 것은  '인쇄'하는 것과 유사하다고 말씀드렸는데요, 

복잡다단한 그래프나 표등을 '인쇄'할 수 있다면, 그 인쇄된 형태와 동일하게 PDF로 저장됩니다. 

그래서 어떻게 PDF로 저장될지 보려면 '인쇄 미리보기'를 하시면
저장 전에 미리 확인하고 PDF로 저장할 수 있습니다. 

'다른이름으로 저장하기' 할 때 PDF 만들기  

사실 엑셀에서 PDF로 저장하기 가장 쉬운 방법은
'다른이름으로 저장'할 때 '파일 형식'을 PDF로 선택하는 것이고요, 

PDF를 선택하면 최적화 옵션 및 상세 옵션은 PDF로 내보내기 할 때와 동일하게 표출됩니다.

사실 어느정도 손에 익으면 다른이름으로 저장하기를
하셔서 이용하시면 보다 빠르게 하실 수도 있습니다. 

  

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